株式会社ヒューマンシステム システムづくりにおもいやり

「ことづくり」・マッチングイベント
運用支援サービス

― コトコト ―KOTO2とを結びます

会員グループイベントの管理
お悩みの方に最適!

(KOTO2イベント管理イメージ)

KOTO2はこんな悩みを解決します

  • 主催者側グループ管理者

    • 複数の企画をまとめて担当者をまとめて…管理が大変だ!
    • 企画の直前確認や変更調整が大変…
  • システム管理者(事務局)

    • まとめて振込が来るグループの消込突合せが大変…
    • 精算金額の計算のために徹夜してしまった…
  • 受付担当

    • この受付結果って結局Excelでないと人数が…
    • 精算でアタフタした…
  • イベント担当

    • 名札、領収書、名簿、事前に準備するものが沢山ある…
    • イベントの終了報告はその場で書きたい…
    • 外のイベントで参加者を調べたい…
  • 宿泊会食担当

    • アレルギー情報を知らず、結局食事できない人がいた…
    • 宿泊時の部屋割で喫煙を考慮しなかったのでやり直しに…
  • 申込者側グループ管理者

    • メールを使わない会長の代わりに申込んでと言われたが…
    • あの人申込んでるのかな?
  • 申込者

    • 家族も参加するイベントだから同伴者も…
    • 直前のキャンセルで大変…
    • 申込修正は事務局に依頼しなければならなく申訳ない…
  • 企業会員

    • ホームページがなくて企業アビールができない…
    • 遠出ついでに近くの企業を見たいけど企業情報がわからない…

KOTO2のイベント管理の流れ

WEBで企画から告知・申込受付・申込変更・当日の受付業務・経費精算・イベントの報告・収支報告までサポート!

  1. イベントの概要
    と主催決定
  2. イベントの
    企画作成
    • 予算作成
    • 速報告知
  3. 懇親会・
    宿泊見学会 等
    • 決定/告知
  4. 申込開始・
    申込終了
    • キャンセル
    • 確認/変更
    • 振込管理
  5. イベント直前
    • 受付簿
    • 名札/部屋割
    • 領収書
  6. イベント当日
    受付
    • 受付
    • 入金/お弁当
    • 宿泊案内
  7. イベント終了後
    • アンケート
    • 精算/報告
    • 収支報告

KOTO2の7つの特徴

あなたの「ことづくり」をサポートいたします

  • 1

    チームで企画して運営できるイベント管理

    イベントの概要作成時に複数の「担当者」を指名でき、それぞれ分担して企画を進めていくことができる。全体をみて承認を行う「承認者」を置くこともできる。承認前の情報は別にDBで管理される。

  • 2

    様々なオプションを含む複合型イベントを作成

    メインとなる会議などの他に宿泊や観光、見学会、ゴルフ会のような複数のオプションイベントが存在する複合型イベントが簡単に作成でき、一括管理できる。

  • 3

    事前・当日の入金も含めた受付管理を効率UP

    イベント当日の受付管理では、事前の入金情報からお名前を伺い、精算や領収書のお渡しなど煩雑な処理をシンプルにスピーディに行うことが出来、受付担当とお客様の負荷を大幅に軽減できます。

  • 4

    イベントの申込は代理申込や個別の修正も可能

    イベントに対して申込を行う際に、グループメンバー全員の申込をアップロードでまとめて行うことや同伴者の同時申込も可能。申込情報の修正やキャンセルはマイページ上で申込み者が行えます。

  • 5

    イベントの終了後に手間なく報告ページを作成

    イベントが無事終了したあとは、イベント開催時の状況を伝えるために終了報告を簡単にスマホから登録することが出来ます。イベントの状況を閲覧者に伝えることで、次回以降の集客に役立てます。

  • 6

    予算・実績の収支報告や精算もシステムで簡単

    イベント実施にかかる収入と支出の各予算を登録できる。また、費用を発生時にスマホから入力することで予算執行状況も把握できます。支出報告書やイベントにかかる費用の精算も簡単にできます。

  • 7

    企業ホームページでビジネスチャンスが向上

    登録されている企業会員は、企業ホームページでアピール可能です。各種SNSサイトへのリンクや動画による企業紹介なども可能です。また登録情報を基にビジネスマッチングも行うことが出来ます。

地震の少ない島根からお届けするクラウドサービス

KOTO2のシステムについて

構成

KOTO2のシステム構成

提供する機能

  • イベント管理機能

    • イベント作成管理
    • 予算・実績管理
    • 承認ワークフロー
    • 経費管理
    • 申込管理
    • 終了報告
    • 受付管理
    • 収支報告書
    • アンケート管理
    • 名簿出力
  • 会員機能

    • マイページ
    • 企業ホームページ
    • イベント申込
    • 公開イベント一覧
    • 申込履歴管理
    • 領収書/名札等データ出力
  • 会員管理機能

    • グループ管理
    • 会員管理(全体・グループ)
    • 申込代行
  • サイト運営機能

    • お知らせ管理
    • 入金管理
    • バナー管理
    • 入金消込管理

提供価格

初期費用 基本料金 イベント数 1イベントの申込数 登録会員数
月額型1 5万円 2万円 3つまで※以後1イベント一括3万円 100名まで 500名まで
月額型2 5万円 200名まで 1000名まで
イベント単発型 7万円 一括10万円 1つまで

サービス内容

  • サーバ利用料
  • メールによるサポート
  • アプリケーション利用料
  • 初期データ設定
  • マニュアル(PDFファイル)
  • FAQページ
  • 東京・島根で開催される利用者向けセミナーの無料受講
※業務に柔軟に対応可能なカスタマイズパッケージ版もご用意しておりますので営業担当者までご連絡ください。

お気軽にご相談ください

「KOTO2 トータルイベント管理について」お電話下さい。

本社:03-5442-2607
松江テクニカルセンター:0852-60-5767

株式会社ヒューマンシステム

営業担当者:法本・西川
本社

〒108-0014
東京都港区芝4-5-10 ユニゾ芝四丁目ビル10F
TEL : 03-5442-2607 FAX : 03-5442-2608

松江テクニカルセンター

〒690-0816
島根県松江市北陵町46-7(ソフトビジネスパーク内)
TEL : 0852-60-5767 FAX : 0852-60-5768